Yn y blog hwn, mae Angharad Dalton, ein Pennaeth Gallu ac Anogaeth Arloesedd, yn trafod sut y gwnaeth ein gwasanaeth anogaeth arloesedd gefnogi gwasanaethau oedolion Cyngor Sir Penfro i adeiladu hyder a gallu mewn cofnodi achosion.
Drwy ein gwasanaeth anogaeth arloesedd, rydyn ni’n aml yn cael ein gofyn i gefnogi heriau ymarfer cymhleth lle mae hyder, eglurder a chysondeb yr un mor bwysig â chydymffurfiaeth.
Dyna’n union oedd y sefyllfa pan wnaethon ni bartneru â gwasanaethau oedolion Cyngor Sir Penfro i archwilio sut y gall timau deimlo’n fwy hyderus ac yn fwy galluog yn eu cofnodi achosion.
Gofyniad yr anogaeth
Nododd rheolwyr ac uwch-arolygwyr ar draws Sir Benfro her gyfarwydd ond hollbwysig: roedd cofnodi achosion yn hanfodol ond nid oedd bob amser yn hawdd.
Er bod pawb yn deall ei bwysigrwydd ar gyfer diogelu, parhad gofal a gwneud penderfyniadau amddiffynadwy, roedd ansicrwydd yn ailadrodd mewn ymarfer:
- Faint o fanylder sy’n ddigon neu’n ormod?
- Sut ydych chi’n cydbwyso ffeithiau, barn broffesiynol a llais yr unigolyn?
- Beth sy’n gwneud cofnod yn wirioneddol ddefnyddiol i gydweithwyr, rheolwyr neu arolygwyr?
- Sut gall cofnodi deimlo llai fel tasg cydymffurfiaeth ac yn fwy fel arfer da?
Yr hyn yr oedd Sir Benfro ei eisiau gan ein gwasanaeth hyfforddi oedd cymorth i adeiladu hyder staff, dealltwriaeth gyffredin a gallu ymarferol mewn cofnodi achosion.
Beth wnaethon ni ei gyflwyno
Fe wnaethon ni ddylunio a hwyluso gweithdy cydweithredol a oedd yn seicolegol ddiogel ar gyfer rheolwyr, rheolwyr timau ac uwch-arolygwyr, wedi’i ganolbwyntio ar ddysgu drwy drafodaeth, myfyrio a gwneud.
Cafodd y sesiwn ei llunio i helpu staff symud drwy feddwl am ddiben, dealltwriaeth a rennir, ymarfer cymhwysol a gweithredu yn y byd go iawn.
1. Gosod y sail gyda’r diben -
Cliciwch i ehangu
Cliciwch i gau
Dechreuon ni trwy ailfframio cofnodi achosion fel rhywbeth mwy na dogfennu. Gyda’n gilydd, nododd y grŵp fod cofnodi achosion yn:
- sail ar gyfer parhad gofal
- offeryn ar gyfer cyfathrebu proffesiynol ar draws systemau
- rhan allweddol o ddiogelu a gwneud penderfyniadau amddiffynadwy.
Helpodd y fframio hwn symud y sgwrs i ffwrdd oddi wrth gydymffurfiaeth ac tuag at bwysigrwydd cofnodi mewn ymarfer.
2. Cyd-ddylunio ‘sut mae ‘da’ yn edrych’ -
Cliciwch i ehangu
Cliciwch i gau
Yna gweithiodd y mynychwyr gyda’i gilydd i ddiffinio ‘ffordd Sir Benfro’ o wneud cofnodi achosion da. Mewn grwpiau bach, archwiliodd y cyfranogwyr:
- beth sy’n gwneud nodyn achos yn glir ac yn ddefnyddiol
- beth sy’n ei wneud yn amddiffynadwy
- sut y gall aros yn barchus ac yn seiliedig ar gryfderau.
Creodd hyn ddiffiniad cyffredin a pherchnogol yn lleol, gan gynyddu eglurder a chyd-ymrwymiad ar draws timau.
3. Ymarfer o safbwyntiau lluosog -
Cliciwch i ehangu
Cliciwch i gau
Un o nodweddion allweddol y sesiwn oedd dadansoddi nodiadau achos dienw o bedwar safbwynt gwahanol:
- yr ymarferydd sy’n eu hysgrifennu
- cydweithiwr sy’n cymryd yr achos ymlaen
- rheolwr neu arolygydd
- yr unigolyn neu’r teulu y mae’r nodyn yn ymwneud â nhw.
Helpodd yr ymarfer hwn gyfranogwyr i weld sut y mae un darn o ysgrifennu’n cael ei brofi’n wahanol yn dibynnu ar y darllenydd — mewnwelediad pwerus a newidiodd feddylfryd.
4. Ymarfer gwella -
Cliciwch i ehangu
Cliciwch i gau
Symudodd y cyfranogwyr wedyn o ddadansoddi i weithredu drwy ailysgrifennu nodiadau achos.
Pwrpas hyn oedd:
- gwella eglurder a strwythur
- gwahanu ffaith oddi wrth farn broffesiynol
- cryfhau llais yr unigolyn
- sicrhau’r defnydd o iaith niwtral a pharchus drwy gydol.
Adeiladodd y gweithgaredd ymarferol hwn hyder mewn amgylchedd diogel a rheoledig.
5. Gwreiddio hyder mewn ymarfer -
Cliciwch i ehangu
Cliciwch i gau
Caeodd y sesiwn drwy ganolbwyntio ar gynaliadwyedd — nodi’r pethau sy’n helpu i adeiladu hyder mewn cofnodi bob dydd, y rhwystrau, a’r normau tîm a’r amodau system a allai gefnogi arfer gwell.
Sicrhaodd hyn nad oedd y dysgu’n aros yn yr ystafell.
Beth sydd wedi newid o ganlyniad
Er mai dim ond ychydig oriau oedd y sesiwn, fe arweiniodd at newidiadau ystyrlon yn y ffordd y mae cyfranogwyr yn meddwl am gofnodi achosion ac yn ei wneud:
Iaith a safon gyffredin
Bellach mae gan dimau ddealltwriaeth gliriach, wedi’i rannu sut mae ‘da’ yn edrych, gan leihau amwysedd ac anghysondeb.
Hyder cynyddol
Drwy ymarfer gyda’i gilydd mewn amgylchedd diogel, symudodd cyfranogwyr o ansicrwydd i weithredu, gan deimlo’n fwy hyderus yn eu barn broffesiynol a’u hysgrifennu.
Mwy o ymwybyddiaeth o’r gynulleidfa a’r effaith
Helpodd yr ymarfer aml-safbwynt i wreiddio’r syniad nad yw nodiadau achos yn cael eu hysgrifennu i chi’ch hun yn unig, ond ar gyfer ystod o gynulleidfaoedd â gwahanol anghenion.
Offer ac ymagweddau ymarferol
Gadawodd y cyfranogwyr gyda:
- rhestr wirio feddyliol eglurach ar gyfer nodiadau achos cryf
- technegau i wella eglurder ac amddiffynadwyedd
- syniadau ar gyfer cefnogaeth gymheiriaid ac ymarfer myfyriol mewn timau.
Momentwm ar gyfer newid ar lefel system
Yn bwysig, amlygodd y sesiwn hefyd yr amodau system sy’n dylanwadu ar gofnodi da a nodi ffyrdd o wella’r heriau systemig o amgylch cofnodi achosion, gan osod sylfaen ar gyfer gwelliannau ehangach y tu hwnt i ymarfer unigol.
Myfyrdod terfynol
Mae hyder yn tyfu drwy wneud, yn enwedig pan mae gan bobl le i fyfyrio, ymarfer a dysgu gyda’i gilydd.
Drwy greu amgylchedd strwythuredig ond agored, roedd timau gofal cymdeithasol oedolion Sir Benfro yn gallu symud y tu hwnt i ansicrwydd a dechrau llunio dull mwy hyderus, cyson a chanolbwyntio ar yr unigolyn o gofnodi achosion.
Darganfyddwch fwy am ein gwasanaeth anogaeth arloesedd
Os hoffech wybod mwy am sut y gallai ein gwasanaeth anogaeth arloesedd eich helpu, cysylltwch ag angharad.dalton@gofalcymdeithasol.cymru.
Neu dewch i gael sgwrs efo Angharad yn un o'n sesiynau galw heibio arloesedd rheolaidd.
