Yn y blog hwn, mae Eliza Tyrrell, ein Harweinydd Prosesau a Gwelliant, yn rhannu gwersi sy'n dod i'r amlwg o'n gwaith ar gofnodi achosion, ac yn ystyried beth mae hyn yn ei olygu ar gyfer ymarfer, gwelliant a newid ar draws gwasanaethau gofal cymdeithasol yng Nghymru.
Dros y chwe mis diwethaf, rydym wedi bod yn archwilio arferion cofnodi achosion ar draws y sector gofal cymdeithasol yng Nghymru.
I ddechrau, roedden ni'n meddwl ein bod yn ymchwilio i her gyfarwydd. Dywedodd ymarferwyr wrthym am ddyblygu gwaith, gofynion cofnodi cynyddol, anawsterau wrth ddod o hyd i wybodaeth, a’r pwysau cynyddol y gall cofnodi ei roi ar ymarfer o ddydd i ddydd.
I ddechrau, roedden ni'n tybio mai systemau electronig a thechnoleg oedd wrth wraidd y broblem. Fodd bynnag, wrth i'r gwaith archwilio fynd rhagddo, gwelon ni fod y sgyrsiau wedi symud y tu hwnt i dechnoleg ac yn canolbwyntio ar arferion, diwylliant a'r amgylchiadau ehangach y mae'r broses o gofnodi yn digwydd ynddynt.
Crynhodd un o'r cyfranogwyr yn y gweithdy hyn yn berffaith:
“Nid systemau yw’r broblem o reidrwydd, ond mae’r systemau [gwybodaeth electronig] yn cael eu gweld fel yr ateb.”
Yn sicr, mae systemau'n cyflwyno heriau. Mae llawer o awdurdodau lleol wrthi'n eu diweddaru ar hyn o bryd, ac mae rheswm da dros hynny. Ond mae ein gwaith darganfod yn awgrymu mai dim ond un rhan o ddarlun llawer ehangach yw technoleg.
Hyd yn hyn, rydym yn gweld bod cofnodi achosion yn cael ei effeithio gan yr amodau sy'n helpu pobl i wneud gwaith da, gan gynnwys diwylliant sefydliadol, hyder wrth ddefnyddio barn broffesiynol, a hyder wrth ddadansoddi a dehongli gwybodaeth.
Yr hyn a wnaethom yn y cam darganfod
Cyn y gallem drafod gwella'r broses o gadw cofnodion, sylweddolon ni fod angen i ni ddeall yn gyntaf beth oedd pobl yn ei olygu wrth sôn am gadw cofnodion, ble roedd gwybodaeth yn cael ei chadw a sut roedd yn cael ei defnyddio.
Un o'r gweithgareddau cyntaf a wnaethon ni eu cynnal yn gofyn cwestiwn syml: “Beth yw cofnod achos?”
Roedd yr atebion yn amrywio'n sylweddol. Soniodd rhai pobl am nodiadau achos. Soniodd eraill am asesiadau, cynlluniau gofal a chymorth, negeseuon e-bost, trafodaethau goruchwylio a ffeiliau achos cyfan. Gofynnon ni hefyd pwy sy'n defnyddio nodiadau achos, a gwelon ni y gall fod nifer o awduron, adolygwyr a dibenion ar gyfer yr un wybodaeth.
Agwedd galonogol ar y broses ddarganfod fu gweld themâu tebyg yn dod i'r amlwg o wahanol ddarnau o waith. Ochr yn ochr â'n gweithdai a'n dadansoddiad ni ein hunain gydag arbenigwyr yn y maes, aethon ni yn ôl at waith cynharach gan Ofal Cymdeithasol Cymru a oedd yn archwilio cofnodi ystyrlon, adolygon ni y gwersi a ddysgwyd o waith meithrin hyder yn Sir Benfro, a dadansoddon ni gyfweliadau ag ymarferwyr a gasglon ni drwy ymchwil gwella mewnol ar wahân yn gynharach eleni.
Un o'r themâu cryfaf sy'n dod i'r amlwg yw bod ymarferwyr yn ymddangos yn fwy cyfforddus yn cofnodi ffeithiau nag yn esbonio eu dehongliad o sefyllfa. Disgrifiodd cyfranogwyr eu bod yn ofalus ynghylch cynnwys dadansoddiad, sylwadau neu resymu proffesiynol yn eu cofnodion. Mae hyn yn parhau i fod yn ddamcaniaeth yn hytrach nag yn gasgliad, ond mae'n thema yr ydym am ei harchwilio ymhellach.
Pan oedd ymarferwyr yn trafod beth oedd yn eu helpu i gadw cofnodion da, anaml y bydden nhw yn gofyn am ragor o reolau, mwy o archwilio neu ragor o ganllawiau.
Yn hytrach, siaradon nhw am oruchwyliaeth, mentora, enghreifftiau o arfer da, cyfleoedd i drafod sefyllfaoedd cymhleth a dysgu ochr yn ochr â chydweithwyr profiadol.
“Mae asesydd da yn allweddol.”
“Mae arfer da yn aml yn dibynnu ar wybodaeth a phrofiad yr asesydd.”
Gall mentor da helpu rhywun i feithrin hyder wrth ddeall sefyllfa, pwyso a mesur gwybodaeth, penderfynu beth sy'n bwysig a chyfleu'r rhesymu hwnnw'n effeithiol yn eu cofnodion.
Dod o hyd i wybodaeth pan fo'n bwysig
Thema arall a ddaeth i'r amlwg dro ar ôl tro oedd pa mor hawdd yw dod o hyd i wybodaeth.
Pan fo gwybodaeth wedi'i gwasgaru ar draws nifer o ffurflenni, systemau a lleoliadau, mae dod o hyd i'r hyn sydd ei angen yn llawer anoddach.
Sylwodd un cyfranogwr sy'n gweithio ym maes iechyd meddwl:
“Bydd gan y rhan fwyaf o'r pethau hyn ym maes iechyd meddwl amserlen benodol yn gysylltiedig â nhw.”
Pan fydd penderfyniadau ynghylch cadw, trin a rhyddhau yn gweithredu o fewn amserlenni statudol, ni all ymarferwyr fforddio treulio amser gwerthfawr yn chwilio am wybodaeth hanfodol.
Nid yw'r anhawster yn ymwneud ag amserlenni yn unig. Efallai nad yw gwybodaeth lle mae rhywun yn disgwyl iddi fod. Gall gael ei storio'n wahanol gan wahanol bobl. Weithiau efallai na fydd yno o gwbl.
Yn aml, mae angen i weithwyr benderfynu drostynt eu hunain ble mae gwybodaeth yn perthyn.
“Mae'n dibynnu ar yr hyn rydych chi'n gweithio arno, pwy sy'n gysylltiedig ... gwnaeth pawb hyn i'r hyn sy'n gwneud synnwyr iddyn nhw. Felly nid oedd un lle i chwilio am un ddogfen.”
Mae hyn yn awgrymu her ehangach. Nid y weithred o gofnodi ei hun yn unig yw'r broblem ond y gallu i ddod o hyd i wybodaeth, ei chysylltu a'i hailddefnyddio yn ddiweddarach.
Yr hyn sy'n bwysig a'r cofnod ehangach
Cyflwynodd Deddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 ddull a oedd yn canolbwyntio ar ganlyniadau personol, cryfderau a deall beth sy'n bwysig i bobl.
Mae Gofal Cymdeithasol Cymru yn disgrifio sgwrs Beth Sy'n Bwysig fel "nid asesiad ynddo'i hun: mae'n ffordd o gynnal yr asesiad".
Yn ystod ein darganfyddiad, daeth nifer o gwestiynau i'r amlwg ynghylch sut mae'r dull hwn yn cael ei adlewyrchu mewn arferion cofnodi o ddydd i ddydd.
Sut mae ymarferwyr yn cipio llais, canlyniadau a chryfderau'r person ar draws asesiadau, adolygiadau, cynlluniau cymorth a chofnodion achos parhaus? Sut mae gwahanol rannau o'r cofnod yn gweithio gyda'i gilydd? Pan gaiff gwybodaeth ei chofnodi ar draws sawl dogfen a system, pa mor hawdd yw hi i gynnal llinyn clir o'r hyn sy'n bwysig i'r person dros amser?
Nid casgliadau yw'r rhain. Maent yn gwestiynau sydd wedi dod i'r amlwg o'r darganfyddiad ac yr ydym yn gobeithio eu harchwilio ymhellach wrth i'r ymchwil ddatblygu.
Heriau sefydliadol
Clywon ni hefyd am heriau sy'n bodoli ar lefel sefydliadol, yn enwedig o ran cysondeb, rhannu gwybodaeth a safonau cofnodi.
Gofynnodd un person:
"A yw'r sefydliadau hynny'n cael yr un cyngor, arweiniad a hyfforddiant ar gofnodi nodiadau achos?"
Pa mor gyson yw'r arfer o gofnodi pan fydd nifer o sefydliadau, a nifer o unigolion o fewn sefydliadau, yn cyfrannu gwybodaeth am yr un person? Cawson ni wybod y gall amrywiadau fodoli nid yn unig rhwng sefydliadau ond hefyd o'u mewn.
Dim ond y ffeithiau?
Buon ni'n siarad â rhywun a oedd wedi gweithio ym maes polisi o fewn awdurdod lleol, a fyfyriodd ar y canllawiau sy'n cael eu rhoi'n aml i ymarferwyr: cofnodi cyn gynted â phosibl, cadw at y ffeithiau a chynnwys union eiriau pobl.
Mae hyn yn tynnu sylw at densiwn diddorol. Ar un llaw, anogir ymarferwyr i fod yn wrthrychol ac i osgoi mynegi barn. Ar y llaw arall, mae pobl yn dweud wrthym dro ar ôl tro y dylai cofnodion helpu eraill i ddeall ystyr, cyd-destun, llais a chanlyniadau.
Mae hyn yn ein gadael â chwestiwn ymchwil pwysig: sut mae ymarferwyr yn cydbwyso dadansoddiad proffesiynol â chofnodi ffeithiol?
Hyfforddiant
Gall hyfforddiant helpu rhywun i ddeall sut i gofnodi. Ond ni all hyfforddiant yn unig ateb cwestiynau fel: Pa wybodaeth sydd bwysicaf? Faint o fanylion sy'n ddigon? Beth fydd ei angen ar ddarllenwyr y dyfodol? Sut y dylid dangos tystiolaeth o farn broffesiynol? Beth yw'r cydbwysedd rhwng ffeithiau a dadansoddiad?
Mae'r cwestiynau hynny'n aml yn cael eu datrys trwy oruchwyliaeth, diwylliant, trafodaeth a normau sefydliadol yn hytrach na chyrsiau hyfforddi yn unig.
Efallai y bydd esboniad mwy diddorol yn dod i'r amlwg o'n gwaith darganfod: efallai y bydd ymddygiad cofnodi yn cael ei ddylanwadu llai gan yr hyn y mae pobl wedi'u hyfforddi i'w wneud a mwy gan yr amodau sefydliadol y disgwylir iddynt ei wneud ynddynt.
Os yw rheolwyr, archwilwyr, systemau a disgwyliadau lleol i gyd yn tynnu i gyfeiriadau gwahanol, efallai y bydd ymddygiad cofnodi yn cael ei siapio mwy gan yr amodau hynny nag gan yr hyfforddiant y mae rhywun wedi'i dderbyn.
Casgliad
Un gamddealltwriaeth bosibl o'r canfyddiadau hyn fyddai dod i'r casgliad mai dim ond mwy o hyfforddiant sydd ei angen ar ymarferwyr. Mae dysgu a datblygu yn amlwg yn bwysig, ond mae'r themâu sy'n dod i'r amlwg o'n darganfyddiad yn awgrymu bod ansawdd cofnodi yn cael ei ddylanwadu gan set llawer ehangach o ffactorau.
Mae ymarferwyr yn gweithio o fewn diwylliannau sefydliadol, perthnasoedd goruchwylio, strwythurau atebolrwydd, systemau gwybodaeth a disgwyliadau proffesiynol sydd i gyd yn llunio sut a pham maen nhw'n cofnodi.
Gall hyfforddiant fod yn rhan o'r ateb, ond mae'n annhebygol mai dyma'r ateb cyfan.
Rydym wedi dechrau nodi naratif o amgylch hyder, diwylliant a barn broffesiynol. Y cam nesaf yw peidio â phrofi'r naratif hwnnw, ond parhau i ofyn: “Pa dystiolaeth fyddai'n gwneud inni feddwl yn wahanol?”
Hoffem gael eich help
Mae rhai o'r mewnwelediadau mwyaf gwerthfawr yn y gwaith darganfod hwn wedi dod gan ymarferwyr sydd wedi rhannu eu profiadau yn agored ac yn onest.
Wrth i ni symud i gam nesaf yr ymchwil, hoffem glywed gan bobl ar draws gofal cymdeithasol yng Nghymru.
A yw'r canfyddiadau hyn yn adlewyrchu eich profiad? Ydyn ni wedi methu rhywbeth pwysig? Beth sy'n eich helpu i deimlo'n hyderus yn eich cofnodi a'ch barn broffesiynol, a beth sy'n eich rhwystro?
Yn bwysicaf oll, rydym am glywed y straeon go iawn y tu ôl i'r cofnodion. Bydd eich profiadau yn ein helpu i brofi rhagdybiaethau, herio ein ffordd o meddwl a sicrhau bod unrhyw gefnogaeth yn y dyfodol wedi'i seilio ar realiti ymarfer.
Cymryd rhan
Os oes gennych ddiddordeb mewn cymryd rhan yn ein cyfle ymchwil ar gofnodi achosion, llenwch y ffurflen hon.
