Newid o systemau papur i systemau ar-lein mewn cartrefi nyrsio yng Nghaerdydd a Chasnewydd

Beth yw'r prosiect?

Mae Linc Cymru yn ddarparwr tai, gofal cymdeithasol a chymorth dielw.

Mae ganddo dri chartref nyrsio yn ne Cymru, ac roedd pob un ohonyn nhw'n cael eu gweithredu a'u gweinyddu drwy systemau papur.

Nod y prosiect hwn oedd cyflwyno system gofnodi ar-lein yn y cartrefi nyrsio fel rhan o gynlluniau Linc Cymru i foderneiddio gwasanaethau’r cartrefi nyrsio. Gwnaeth hyn drwy ganolbwyntio ar gynllunio gofal, amserlenni staff, a systemau gweinyddu meddygol electronig.

Nod yr holl welliannau hyn oedd rhoi mwy o amser i staff i dreulio’n darparu gofal a chymorth o safon i'r bobl sy'n byw yn y cartrefi nyrsio.

Fe wnaethon nhw sicrhau bod y systemau technoleg yn gallu integreiddio fel bod gwybodaeth yn gallu llifo rhwng systemau cynllunio gofal a meddyginiaeth. Roedd hyn yn golygu bod modd cael darlun llawn, heb ddyblygu amser ac ymdrech staff i fewnbynnu data.

Nod y prosiect oedd gwella:

• cydymffurfiaeth - drwy greu negeseuon ar gyfer gweithwyr gofal cymdeithasol a nyrsys pan fo angen gwneud tasg neu fod angen mwy o wybodaeth. Er enghraifft, os oedd person i fod i gymryd meddyginiaeth
• gwybodaeth gywir - drwy ddefnyddio logiau archwilio digidol i dynnu sylw at fylchau a hwyluso prosesau awtomataidd
• effeithlonrwydd - drwy dreulio llai o amser ar brosesau gweinyddol hir, fel amserlenni staff
• mynediad at ddata - drwy hwyluso proses adrodd ddigidol ac archwiliadau amser real.

Pam y cafodd ei gyflawni?

Roedd gweithwyr gofal cymdeithasol a nyrsys yn treulio llawer mwy o amser yn cwblhau gwaith papur yn hytrach na threulio amser gwerthfawr gyda'r bobl sy'n byw yn y cartrefi gofal. Roedd yn golygu doedd y bobl sy'n gweithio yn y cartrefi ddim yn gallu darparu'r gwasanaeth mor effeithlon ag yr oedden nhw eisiau.

Roedd pob un o’r tri chartref nyrsio’n gweithio'n wahanol a doedd dim cysondeb ar draws y busnes. Roedd hyn yn golygu bod bylchau o ran cofnodi ac archwilio gwybodaeth, a allai gael effaith ar weithrediadau a chydymffurfio.

Gallai symud i system ddigidol helpu i roi mwy o amser i staff ddarparu gofal i bobl, a gwella cysondeb ac ansawdd data. Roedd yna hefyd ymdrech i foderneiddio prosesau busnes ar draws y sefydliad.

Roedd y prosiect o fudd i bawb a oedd yn gweithio yn y cartrefi nyrsio, ac roedd potensial i greu llawer iawn o amser y gallai staff ei dreulio gyda phreswylwyr.

Ble a phryd cafodd y gwaith ei wneud?

Cafodd y gwaith ei wneud yng nghartrefi nyrsio Cymdeithas Tai Linc Cymru yng Nghaerdydd a Chasnewydd rhwng Mai 2022 a Mai 2023.

Pwy oedd yn rhan o'r gwaith?

Treuliodd y bobl a arweiniodd y prosiect lawer o amser yn deall beth oedd ei angen ar staff y cartrefi nyrsio o system newydd.

Fe wnaethon nhw gysgodi eu gweithlu a chynnal gweithdai i ddeall beth oedd ei angen ar bob rôl. Cafodd y grŵp staff eu cynnwys wrth brofi’r gwahanol dechnolegau yn ystod y broses, a nhw wnaeth y penderfyniadau terfynol o ran beth oedd angen.

Roedd bwrdd y rhaglen yn cynnwys nifer o bobl oedd yn gweithio ar lefelau gwahanol o ran statws, fel cyfarwyddwyr gweithredol a staff gofal a oedd yn arbenigwyr ar y pwnc. Roedd cyfarfodydd misol y bwrdd yn eu helpu i weithio trwy heriau.

Beth maen nhw wedi'i ddysgu?

Mae'n bwysig creu sylfaen o ymddiriedaeth o'r dechrau. Roedd yna heriau ar ddechrau'r prosiect gyda'r syniad o 'dderbyn technoleg' a heriau a ddaw’n naturiol gydag unrhyw newid. Roedd ymchwil defnyddwyr a'r dull cyd-ddylunio yn helpu pobl i ddeall bod eu lleisiau'n mynd i gael eu clywed. Fe wnaethon nhw greu lefel o ymddiriedaeth yn y timau gofal, a chafodd y system ei greu gyda nhw.

Fe wnaethon nhw sicrhau cefnogaeth y gweithlu a’r rheolwyr trwy ddangos bod y system ddigidol yn hawdd ei defnyddio, a gwneud yn glir byddai cymorth ar gael i’r rhai oedd yn cael mwy o drafferth ei defnyddio.

Roedd cyfathrebu da yn bwysig i fwrdd y rhaglen, y cyfarwyddwyr, y rheolwyr a’r staff. Cafodd lleisiau pobl sy'n gweithio yn y timau gofal eu recordio i roi adborth go iawn. Roedd y dull yma yn boblogaidd iawn gyda bwrdd y rhaglen. Defnyddion nhw'r recordiadau i gyfathrebu gyda thimau eraill oedd ar fin mynd drwy'r un newidiadau.

Er mwyn helpu i weithredu’r prosiect, dewison nhw hyrwyddwyr ('champions') ym mhob tîm a oedd wedi dangos diddordeb mewn technoleg neu yn y prosiect hwn. Cafodd hyrwyddwyr eu paru gyda phobl a oedd yn llai hyderus, a oedd o fudd mawr.

Roedd y tîm technoleg hefyd yn bresennol yn y cartrefi er mwyn cefnogi staff i ddefnyddio'r technolegau newydd.

Cafodd canfyddiadau eu rhannu yn ystod y broses. Roedd hyn o gymorth i sicrhau ymddiriedaeth. Fe wnaethon nhw gwrando ar yr adborth er mwyn addasu eu dull wrth i'r prosiect fynd ymlaen i'r safle nesaf.

Mae'r prosiect digideiddio wedi helpu i wella gwasanaethau mewn sawl ffordd:

1. Treulio mwy o amser gyda phreswylwyr drwy gynllunio a darparu gofal digidol. Mae llai o waith papur a rhwyddineb systemau digidol wedi cynyddu'r amser mae staff gofal yn gallu treulio gyda phreswylwyr. Ar draws yr holl staff, mae pob cartref nyrsio wedi arbed pedair awr y sifft. Mae hyn wedi gwella ansawdd y gofal a'r cyswllt rhwng staff a phreswylwyr.
   
   
2. Mwy o reolaeth o ran cynllunio gofal, darparu gwasanaethau a chydymffurfiaeth reoleiddiol. Mae'r system ddigidol yn galluogi rheolwyr i edrych ar lefel gydymffurfio mewn amser real, sy'n golygu eu bod yn gweld y wybodaeth ddiweddaraf ac yn gallu gweithredu'n gyflym pan fo angen. Mae’r system hon yn fwy ymatebol na system bapur, lle byddai oedi sylweddol o ran nodi diffyg cydymffurfio. Mae'r system ddigidol wedi gwella cydymffurfiaeth a sicrwydd.
   
   
3. Gwastraffu llai o feddyginiaethau. Mae dull awtomataidd i reoli stoc a’i gyfrif wedi golygu nad oes cymaint o feddyginiaethau’n cael eu gor-archebu a bod llai o wastraff.
   
   
4. Llai o wallau’n ymwneud â chyflog a gweinyddu. Mae staff yn aml yn cymryd oriau a sifftiau ychwanegol. Roedd hyn yn arwain at wallau misol drwy'r system bapur. Roedd taliadau ar yr un diwrnod i ddatrys gwallau wedi dod yn rhan o'r weithdrefn fisol. Ers i'r system gofrestru ddigidol gael ei gweithredu, mae gwallau cyflog wedi gostwng dwy ran o dair. Mae hyn wedi gwella llesiant y gweithlu.